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Carga de Saldos Iniciales de Vacaciones

Descripción General

Esta funcionalidad permite cargar los saldos de vacaciones acumulados por los empleados al momento de implementar el sistema. Es esencial para empresas que ya tienen empleados con vacaciones devengadas antes de comenzar a usar Coati Payroll.

Casos de Uso

1. Empresas Pequeñas (< 20 empleados)

Solución: Formulario Individual

  • Navegue a Vacaciones → Dashboard → Carga Individual
  • Ingrese un empleado a la vez
  • Ideal para correcciones o cargas puntuales

2. Empresas Medianas y Grandes (20+ empleados)

Solución: Carga Masiva desde Excel

  • Prepare un archivo Excel con los datos
  • Navegue a Vacaciones → Dashboard → Carga Masiva (Excel)
  • Procese todos los empleados en una sola operación
  • Obtenga un reporte detallado de éxitos y errores

Formato de Excel

Estructura del Archivo

Columna Campo Tipo Requerido Ejemplo
A Código Empleado Texto Sí EMP001
B Saldo Inicial Número decimal Sí 15.5
C Fecha de Corte Fecha (DD/MM/YYYY) Sí 31/12/2024
D Observaciones Texto No Saldo inicial 2024

Ejemplo de Archivo Excel

EMP001    15.5    31/12/2024    Saldo inicial al implementar sistema
EMP002    20.0    31/12/2024    Vacaciones acumuladas 2024
EMP003    8.75    31/12/2024    
EMP004    12.0    31/12/2024    Empleado con 2 años de antigüedad

Nota: La primera fila debe contener datos (no encabezados).

Validaciones del Sistema

Validaciones Automáticas

El sistema valida automáticamente:

  1. ✅ Empleado existe: El código de empleado debe corresponder a un empleado activo
  2. ✅ Cuenta de vacaciones existe: El empleado debe tener una cuenta de vacaciones activa
  3. ✅ Cuenta sin movimientos: La cuenta no debe tener entradas previas en el ledger
  4. ✅ Formato de fecha: La fecha debe estar en formato DD/MM/YYYY
  5. ✅ Saldo válido: El saldo debe ser un número positivo o cero

Mensajes de Error Comunes

Error Causa Solución
"Empleado XXX no encontrado" El código no existe o está inactivo Verificar código o activar empleado
"No tiene cuenta de vacaciones activa" Falta crear la cuenta Crear cuenta en Vacaciones → Cuentas
"Ya tiene movimientos registrados" La cuenta tiene historial Solo se permiten saldos iniciales en cuentas nuevas
"Formato de fecha inválido" Fecha incorrecta Usar formato DD/MM/YYYY

Proceso de Implementación Recomendado

Paso 1: Preparación (Antes de Cargar Saldos)

  1. Cree las políticas de vacaciones necesarias
  2. Cree las cuentas de vacaciones para todos los empleados activos
  3. Verifique que todas las cuentas estén correctamente asociadas a sus políticas

Paso 2: Preparar Datos

  1. Compile la información de saldos de vacaciones de su sistema anterior
  2. Determine la fecha de corte (típicamente: fecha de go-live del sistema)
  3. Prepare el archivo Excel siguiendo el formato especificado
  4. Revise los datos para evitar errores

Paso 3: Ejecutar Carga

Opción A - Individual: 

Dashboard → Carga Individual
→ Seleccionar empleado
→ Ingresar saldo y fecha
→ Guardar

Opción B - Masiva: 

Dashboard → Carga Masiva (Excel)
→ Subir archivo Excel
→ Revisar reporte de resultados
→ Corregir errores si los hay
→ Re-ejecutar con empleados fallidos

Paso 4: Verificación

  1. Revise el reporte de carga (éxitos vs errores)
  2. Verifique algunas cuentas manualmente:
  3. Navegue a Vacaciones → Cuentas
  4. Abra una cuenta
  5. Verifique que el balance coincida con el saldo cargado
  6. Revise el historial del ledger (debe tener una entrada de tipo ADJUSTMENT)

Características Técnicas

Registro en el Libro Mayor (Ledger)

Cada carga de saldo inicial crea una entrada inmutable en el ledger:

  • Tipo: ADJUSTMENT
  • Fuente: initial_balance (individual) o initial_balance_bulk (masiva)
  • Cantidad: El saldo inicial especificado
  • Fecha: La fecha de corte proporcionada
  • Usuario: El administrador que realizó la carga
  • Observaciones: Las notas proporcionadas

Principio de Inmutabilidad

El sistema respeta el principio:

Balance Actual = SUMA(todas las entradas del ledger)

Por lo tanto: - No se puede "editar" un saldo inicial - Para corregir, debe crear un nuevo ajuste - El balance siempre es auditable y rastreable

Trazabilidad y Auditoría

Toda carga queda registrada con: - ✅ Usuario que realizó la operación - ✅ Fecha y hora de la operación - ✅ Fuente de los datos (individual/Excel) - ✅ Observaciones del usuario

Limitaciones

Restricciones del Sistema

  1. Solo para cuentas nuevas: No se puede cargar saldo inicial si la cuenta ya tiene movimientos
  2. Una sola vez: Idealmente, la carga inicial se hace una sola vez durante la implementación
  3. Requiere cuenta activa: El empleado debe tener una cuenta de vacaciones creada previamente

Correcciones Post-Carga

Si necesita corregir un saldo inicial después de cargarlo:

  1. Opción A - Ajuste Manual:
  2. Use la funcionalidad de ajustes en el módulo de vacaciones
  3. Cree un ajuste positivo o negativo según sea necesario

  4. Documente bien la razón del ajuste

  5. Opción B - Reconstruir (solo si no hay más movimientos):

  6. Contacte al administrador del sistema
  7. Elimine la cuenta y recréela
  8. Vuelva a cargar el saldo inicial correcto

Soporte y Troubleshooting

Problemas Comunes

1. "El archivo Excel no se procesa" - Verifique que sea .xlsx o .xls - Asegúrese de que la primera fila contenga datos (no encabezados) - Revise que las columnas estén en el orden correcto

2. "Muchos errores al cargar" - Exporte el reporte de errores - Corrija los datos problemáticos - Cree un nuevo Excel solo con los registros fallidos - Re-ejecute la carga

3. "Balance no coincide" - Verifique el historial del ledger - Confirme que no haya movimientos adicionales - Use la suma del ledger como fuente de verdad

Contacto

Para soporte adicional: - Documentación técnica: docs/modulo-vacaciones.md - Guía de usuario: docs/guia/vacaciones.md - Repositorio: https://github.com/williamjmorenor/coati - Issues: https://github.com/williamjmorenor/coati/issues

Ejemplos Prácticos

Ejemplo 1: Empresa Pequeña (10 empleados)

Escenario: Empresa con 10 empleados implementando el sistema el 1 de enero de 2025.

Proceso: 1. Cree 10 cuentas de vacaciones 2. Use el formulario individual para cada empleado 3. Fecha de corte: 31/12/2024 4. Verificación: Revise cada cuenta manualmente

Tiempo estimado: 15-20 minutos

Ejemplo 2: Empresa Mediana (150 empleados)

Escenario: Empresa manufacturera con 150 empleados, migración desde sistema legacy.

Proceso: 1. Exporte datos del sistema anterior 2. Transforme a formato Excel requerido 3. Valide datos (códigos de empleado, formatos) 4. Use carga masiva 5. Revise reporte de errores 6. Corrija y re-ejecute para registros fallidos

Tiempo estimado: 1-2 horas (incluyendo preparación)

Ejemplo 3: Consolidado Multi-País (500+ empleados)

Escenario: Holding con operaciones en Nicaragua, Costa Rica y Guatemala.

Proceso: 1. Cree políticas por país/planilla 2. Cree cuentas asociadas a cada política 3. Prepare Excel por país (facilita troubleshooting) 4. Ejecute carga masiva por país 5. Consolide reportes de resultados 6. Gestione errores país por país

Tiempo estimado: 3-4 horas (incluyendo preparación y validación)

Checklist de Implementación

  • Políticas de vacaciones creadas y configuradas
  • Cuentas de vacaciones creadas para todos los empleados
  • Datos de saldos iniciales compilados y validados
  • Fecha de corte definida
  • Archivo Excel preparado (si aplica carga masiva)
  • Carga ejecutada exitosamente
  • Reporte de errores revisado y corregido
  • Verificación de muestra realizada
  • Documentación de la carga guardada para auditoría
  • Usuarios informados sobre el nuevo sistema

Versión: 1.0
Última actualización: Diciembre 2024
Autor: Coati Payroll Development Team