Configuración Contable para Nóminas¶

Introducción¶

La generación correcta de comprobantes contables es una funcionalidad CRÍTICA del sistema de nómina. Un comprobante contable mal configurado puede resultar en:

Registros contables desbalanceados (débitos ≠ créditos)
Información contable incorrecta en los estados financieros
Problemas en auditorías y declaraciones fiscales
Incumplimiento de normativas contables

Este documento describe cómo configurar correctamente todos los componentes necesarios para generar comprobantes contables balanceados y precisos.

Principio Fundamental: Balance Contable¶

TODO comprobante contable DEBE estar balanceado:

∑ Débitos = ∑ Créditos
Balance = 0.00

El sistema valida automáticamente este principio y generará advertencias si detecta configuraciones incompletas.

Componentes de la Configuración Contable¶

1. Centro de Costos del Empleado¶

REQUERIMIENTO: Cada empleado DEBE tener definido su centro de costos.

¿Por qué es importante?¶

El centro de costos permite: - Distribución correcta de gastos por departamento/área - Análisis de rentabilidad por centro de costos - Trazabilidad de costos laborales

Configuración¶

Al crear o editar un empleado, complete el campo:

Centro de Costos: CC-VENTAS

Ejemplo de valores comunes: - CC-ADMIN: Administración - CC-VENTAS: Departamento de Ventas - CC-PROD: Producción - CC-LOGIST: Logística

Impacto en el Comprobante¶

Cada asiento contable incluirá el centro de costos del empleado:

{
    "codigo_cuenta": "6101-001",
    "descripcion": "Gastos de Salario",
    "centro_costos": "CC-VENTAS",
    "debito": 15000.00,
    "credito": 0.00
}

2. Configuración Contable de la Planilla¶

REQUERIMIENTO: La planilla DEBE tener configuradas las cuentas para el salario base.

Campos Requeridos¶

Cuenta Débito (Gasto) del Salario Base
código_cuenta_debe_salario: Ej. 6101-001
descripcion_cuenta_debe_salario: Ej. "Gastos de Salario Base"
Cuenta Crédito (Pasivo) del Salario Base
codigo_cuenta_haber_salario: Ej. 2101-001
descripcion_cuenta_haber_salario: Ej. "Salarios por Pagar"

Lógica Contable del Salario Base¶

DÉBITO:  6101-001 - Gastos de Salario Base     $15,000.00
CRÉDITO: 2101-001 - Salarios por Pagar         $15,000.00

Esta configuración registra: - El gasto laboral de la empresa (debe ir a cuentas 6xxx) - El pasivo (obligación de pago) con el empleado (debe ir a cuentas 2xxx)

3. Configuración Contable de Percepciones¶

REQUERIMIENTO: Cada percepción que debe contabilizarse DEBE tener sus cuentas configuradas.

Campos de Configuración¶

Para cada percepción (bonos, comisiones, horas extras, etc.):

Contabilizable: Marcar como SÍ si debe aparecer en el comprobante
Cuenta Débito: Cuenta de gasto (ej. 6102-001 para Bonos)
Descripción Débito: Descripción del gasto
Cuenta Crédito: Cuenta de pasivo (ej. 2101-001 para Salarios por Pagar)
Descripción Crédito: Descripción del pasivo

Ejemplo: Configuración de Bono¶

Código: BONO-DESEMPEÑO
Nombre: Bono por Desempeño
Contabilizable: SÍ
Cuenta Débito: 6102-001 (Gastos de Bonos)
Cuenta Crédito: 2101-001 (Salarios por Pagar)

Lógica Contable¶

DÉBITO:  6102-001 - Gastos de Bonos            $2,000.00
CRÉDITO: 2101-001 - Salarios por Pagar         $2,000.00

4. Configuración Contable de Deducciones¶

REQUERIMIENTO: Cada deducción contabilizable DEBE tener configuradas sus cuentas.

Campos de Configuración¶

Para cada deducción (INSS, IR, préstamos, etc.):

Contabilizable: Marcar como SÍ
Cuenta Débito: Cuenta de pasivo donde se registra lo retenido (ej. 2102-001 para INSS por Pagar)
Descripción Débito: Descripción
Cuenta Crédito: Cuenta de salarios por pagar (ej. 2101-001)
Descripción Crédito: Descripción

Ejemplo: INSS Laboral¶

Código: INSS-LABORAL
Nombre: INSS Laboral (6.25%)
Contabilizable: SÍ
Cuenta Débito: 2102-001 (INSS por Pagar)
Cuenta Crédito: 2101-001 (Salarios por Pagar)

Lógica Contable¶

DÉBITO:  2102-001 - INSS por Pagar             $1,062.50
CRÉDITO: 2101-001 - Salarios por Pagar         $1,062.50

Nota: La deducción REDUCE el salario por pagar al empleado, por eso se debita la cuenta de salarios por pagar y se acredita una cuenta de pasivo con el instituto (INSS).

5. Configuración Contable de Prestaciones¶

REQUERIMIENTO: Cada prestación patronal contabilizable DEBE tener configuradas sus cuentas.

Campos de Configuración¶

Para cada prestación (INSS patronal, INATEC, aguinaldo, etc.):

Contabilizable: Marcar como SÍ
Cuenta Débito: Cuenta de gasto patronal (ej. 6103-001 para INSS Patronal)
Descripción Débito: Descripción del gasto
Cuenta Crédito: Cuenta de pasivo patronal (ej. 2102-002 para INSS Patronal por Pagar)
Descripción Crédito: Descripción del pasivo

Ejemplo: INSS Patronal¶

Código: INSS-PATRONAL
Nombre: INSS Patronal (19%)
Contabilizable: SÍ
Cuenta Débito: 6103-001 (Gastos de INSS Patronal)
Cuenta Crédito: 2102-002 (INSS Patronal por Pagar)

Lógica Contable¶

DÉBITO:  6103-001 - Gastos de INSS Patronal    $3,230.00
CRÉDITO: 2102-002 - INSS Patronal por Pagar    $3,230.00

Nota: Las prestaciones son costos del empleador que NO afectan el salario neto del empleado.

Ejemplo Completo de Comprobante Balanceado¶

Configuración del Escenario¶

Empleado: - Salario base: $15,000.00 - Centro de costos: CC-VENTAS

Percepciones: - Bono por desempeño: $2,000.00

Deducciones: - INSS Laboral (6.25% del bruto): $1,062.50

Prestaciones: - INSS Patronal (19% del bruto): $3,230.00

Cálculo de Nómina¶

Salario Base:       $15,000.00
+ Bono:              $2,000.00
= Salario Bruto:    $17,000.00

- INSS Laboral:      $1,062.50
= Salario Neto:     $15,937.50

Prestaciones (INSS Patronal): $3,230.00

Comprobante Contable Generado¶

Cuenta	Descripción	Centro Costos	Débito	Crédito
6101-001	Gastos de Salario Base	CC-VENTAS	$15,000.00
2101-001	Salarios por Pagar	CC-VENTAS		$15,000.00
6102-001	Gastos de Bonos	CC-VENTAS	$2,000.00
2101-001	Salarios por Pagar	CC-VENTAS		$2,000.00
2102-001	INSS por Pagar	CC-VENTAS	$1,062.50
2101-001	Salarios por Pagar	CC-VENTAS		$1,062.50
6103-001	Gastos INSS Patronal	CC-VENTAS	$3,230.00
2102-002	INSS Patronal por Pagar	CC-VENTAS		$3,230.00
TOTALES			$21,292.50	$21,292.50

Balance: $0.00 ✓

Agrupación por Cuenta¶

El sistema agrupa los asientos por (código_cuenta, centro_costos):

Cuenta	Centro Costos	Débito	Crédito
2101-001	CC-VENTAS		$15,937.50
2102-001	CC-VENTAS	$1,062.50
2102-002	CC-VENTAS		$3,230.00
6101-001	CC-VENTAS	$15,000.00
6102-001	CC-VENTAS	$2,000.00
6103-001	CC-VENTAS	$3,230.00

Validación del Comprobante¶

Verificación en la Base de Datos¶

El sistema almacena cada comprobante en la tabla comprobante_contable:

SELECT 
    c.id,
    c.nomina_id,
    c.total_debitos,
    c.total_creditos,
    c.balance,
    c.advertencias
FROM comprobante_contable c
WHERE c.nomina_id = 'NOMINA_ID';

Verificación Crítica: - total_debitos = total_creditos - balance = 0.00 - advertencias = [] (lista vacía)

Exportación a Excel¶

El comprobante se puede exportar a Excel para revisión y análisis:

Navegar a la nómina generada
Hacer clic en "Exportar Comprobante Contable a Excel"
El archivo descargado incluirá:
Información de la planilla y período
Detalle de todos los asientos contables
Totales de débitos y créditos
Indicador visual de balance

Guía de Depuración¶

Problema: "Comprobante Desbalanceado"¶

Síntoma: Los débitos no igualan los créditos.

Causas Comunes:

Configuración Incompleta de Cuentas
Solución: Verificar que TODOS los conceptos contabilizables tengan configuradas AMBAS cuentas (débito Y crédito)
Centro de Costos No Definido
Solución: Asignar centro de costos a todos los empleados
Concepto Marcado como Contabilizable sin Cuentas
Solución: Configurar las cuentas o desmarcar "Contabilizable"

Problema: "Advertencias en el Comprobante"¶

Síntoma: El campo advertencias contiene mensajes.

Ejemplos de Advertencias:

"Planilla: Falta configurar cuenta débito para salario base"
"Percepción 'BONO-001': Falta configurar cuenta crédito"
"Deducción 'INSS': Falta configurar cuenta débito"

Solución: Revisar cada advertencia y completar la configuración faltante.

Problema: "Comprobante No Se Genera"¶

Causas Posibles:

Planilla sin Configuración Contable
Verificar que la planilla tenga configuradas las cuentas de salario base
Ningún Concepto Contabilizable
Verificar que al menos algún concepto esté marcado como "Contabilizable"
Error en Ejecución de Nómina
Revisar los logs de la nómina para identificar errores previos

Herramientas de Depuración¶

1. Revisión de Logs¶

Los logs del sistema registran: - Advertencias de configuración contable - Errores en cálculos - Información de balances

# Verificar logs de una nómina
nomina = db.session.get(Nomina, nomina_id)
print(nomina.log_procesamiento)

2. Consulta SQL de Verificación¶

-- Verificar configuración de planilla
SELECT 
    p.nombre,
    p.codigo_cuenta_debe_salario,
    p.codigo_cuenta_haber_salario
FROM planilla p
WHERE p.id = 'PLANILLA_ID';

-- Verificar configuración de percepciones
SELECT 
    pe.codigo,
    pe.nombre,
    pe.contabilizable,
    pe.codigo_cuenta_debe,
    pe.codigo_cuenta_haber
FROM percepcion pe
WHERE pe.activo = true;

-- Verificar empleados sin centro de costos
SELECT 
    e.codigo_empleado,
    e.primer_nombre,
    e.primer_apellido,
    e.centro_costos
FROM empleado e
WHERE e.activo = true 
  AND (e.centro_costos IS NULL OR e.centro_costos = '');

3. Test de Validación¶

El sistema incluye tests automatizados que validan: - Balance de débitos y créditos - Presencia de centro de costos - Configuración completa de cuentas

pytest tests/test_accounting_voucher_e2e.py -v

Lista de Verificación Pre-Ejecución¶

Antes de ejecutar una nómina, verificar:

Todos los empleados tienen centro de costos definido
La planilla tiene configuradas las cuentas de salario base (débito y crédito)
Todas las percepciones contabilizables tienen ambas cuentas configuradas
Todas las deducciones contabilizables tienen ambas cuentas configuradas
Todas las prestaciones contabilizables tienen ambas cuentas configuradas
Las cuentas de gasto usan el rango correcto (6xxx)
Las cuentas de pasivo usan el rango correcto (2xxx)
Se ha probado con una nómina de prueba pequeña primero

Plan de Cuentas Recomendado¶

Cuentas de Gasto (6xxx)¶

Cuenta	Descripción
6101-001	Gastos de Salario Base
6102-001	Gastos de Bonos
6102-002	Gastos de Horas Extras
6102-003	Gastos de Comisiones
6103-001	Gastos de INSS Patronal
6103-002	Gastos de INATEC
6104-001	Provisión para Aguinaldo
6104-002	Provisión para Vacaciones

Cuentas de Pasivo (2xxx)¶

Cuenta	Descripción
2101-001	Salarios por Pagar
2102-001	INSS Laboral por Pagar
2102-002	INSS Patronal por Pagar
2102-003	INATEC por Pagar
2103-001	Impuesto sobre la Renta por Pagar
2104-001	Préstamos a Empleados (por descontar)
2105-001	Aguinaldo por Pagar
2105-002	Vacaciones por Pagar

Mejores Prácticas¶

Realizar Pruebas Primero: Siempre ejecutar una nómina de prueba con 1-2 empleados antes de procesar la nómina completa.
Revisar el Balance: Después de generar cada nómina, verificar que el balance sea exactamente 0.00.
Documentar el Plan de Cuentas: Mantener documentado el plan de cuentas específico de la empresa.
Capacitar al Personal: Asegurar que el personal encargado entienda los principios contables básicos.
Auditorías Regulares: Realizar auditorías periódicas de los comprobantes generados.
Backup de Configuración: Documentar toda la configuración contable para referencia futura.
Coordinación con Contabilidad: Trabajar estrechamente con el departamento de contabilidad para definir las cuentas correctas.

Soporte y Ayuda¶

Si después de seguir esta guía aún tiene problemas:

Revise los tests automatizados en tests/test_accounting_voucher_e2e.py
Consulte los logs del sistema
Verifique que está usando la última versión del software
Contacte al soporte técnico con:
ID de la nómina problemática
Captura del comprobante generado
Lista de advertencias recibidas
Configuración de cuentas utilizada

Referencias¶

Documentación de Planillas: docs/guia/planillas.md
Documentación de Percepciones: docs/guia/percepciones.md
Documentación de Deducciones: docs/guia/deducciones.md
Documentación de Prestaciones: docs/guia/prestaciones.md
Documentación de Nóminas: docs/guia/nomina.md