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Gestión de Empresas

La gestión de empresas permite que el sistema maneje nóminas para múltiples entidades o razones sociales desde una sola instalación. Esta funcionalidad es especialmente útil cuando un departamento de Recursos Humanos administra varias empresas o entidades dentro del mismo grupo corporativo.

Conceptos Clave

¿Qué es una Empresa?

Una empresa o entidad es una razón social independiente que tiene sus propios empleados y planillas. En Coati Payroll, cada empresa representa una entidad legal separada con:

  • Su propia razón social y RUC (Registro Único de Contribuyente)
  • Empleados asociados específicamente a ella
  • Planillas independientes para procesar su nómina

¿Cuándo usar Empresas?

El sistema de empresas es opcional. Use esta funcionalidad cuando:

✅ Sí, necesita empresas cuando:

  • Gestiona nóminas para múltiples razones sociales
  • Su departamento de RRHH atiende varias empresas del mismo grupo
  • Necesita separar empleados y planillas por entidad legal

❌ No necesita empresas cuando:

  • Solo gestiona una empresa
  • Prefiere una configuración más simple
  • Puede dejar este campo vacío en empleados y planillas

Funcionamiento Opcional

Si no configura empresas, el sistema funciona perfectamente para una sola entidad. Los campos de empresa en empleados y planillas son opcionales.

Separación de Datos

Empleados y Planillas

  • Empleados se asocian a una empresa específica
  • Planillas se asocian a una empresa específica
  • Solo se pueden asignar empleados de la misma empresa a una planilla

Conceptos Compartidos

Los siguientes elementos son independientes de las empresas y pueden compartirse:

  • Percepciones: Un mismo concepto de bono puede usarse en varias empresas
  • Deducciones: El INSS o IR se configuran una vez para todas las empresas
  • Prestaciones: Las prestaciones patronales son comunes a todas las empresas

Ventaja del Diseño

Este diseño permite configurar una vez los conceptos de nómina (percepciones, deducciones, prestaciones) y reutilizarlos en todas las empresas que gestione.

Crear una Empresa

Paso 1: Acceder al Módulo

  1. En el menú lateral, vaya a Configuración
  2. Seleccione Empresas
  3. Haga clic en el botón Nueva Empresa

Paso 2: Información Básica

Complete los datos de identificación de la empresa:

Campo Descripción Requerido
Código Código único interno (ej: EMP001) ✅ Sí
Razón Social Nombre legal completo de la empresa ✅ Sí
Nombre Comercial Nombre comercial si difiere de la razón social ❌ No
RUC Registro Único de Contribuyente ✅ Sí

Datos Únicos

El Código y el RUC deben ser únicos en el sistema.

Paso 3: Datos de Contacto

Opcionalmente, agregue información de contacto:

  • Dirección: Dirección física de la empresa
  • Teléfono: Número de contacto principal
  • Correo Electrónico: Email de contacto
  • Sitio Web: URL del sitio web corporativo
  • Representante Legal: Nombre del representante legal de la empresa

Paso 5: Guardar

  1. Verifique que todos los datos sean correctos
  2. Haga clic en Guardar
  3. La empresa quedará activa y disponible para asignar empleados y planillas

Asignar Empresas

Asignar Empleados a una Empresa

Al crear o editar un empleado:

  1. Vaya a Empleados > Nuevo Empleado (o edite uno existente)
  2. En la sección de información laboral, encontrará el campo Empresa
  3. Seleccione la empresa correspondiente del desplegable
  4. Guarde los cambios

Empleados sin Empresa

Un empleado puede no tener empresa asignada. Esto es útil durante la transición o para empleados que no requieren esta clasificación.

Asignar Planillas a una Empresa

Al crear o editar una planilla:

  1. Vaya a Planillas > Nueva Planilla (o edite una existente)
  2. En la configuración básica, encontrará el campo Empresa
  3. Seleccione la empresa correspondiente
  4. Guarde los cambios

Importante: Validación de Empresa

Al asignar empleados a una planilla, el sistema verifica que el empleado y la planilla pertenezcan a la misma empresa. No podrá asignar empleados de una empresa diferente a la planilla.

Validaciones del Sistema

El sistema implementa las siguientes reglas de negocio:

✅ Permitido

  • Crear empleados sin empresa asignada
  • Crear planillas sin empresa asignada
  • Asignar empleados sin empresa a cualquier planilla
  • Asignar empleados de la misma empresa que la planilla

❌ No Permitido

  • Asignar empleados de una empresa diferente a la planilla
  • Eliminar una empresa que tiene empleados asignados
  • Eliminar una empresa que tiene planillas asignadas

Ejemplo de Validación

Escenario:

  • Empresa A tiene empleado Juan
  • Empresa B tiene planilla de nómina mensual

Resultado: No se puede asignar a Juan (Empresa A) a la planilla de Empresa B.

Solución: Cambiar la empresa de Juan a Empresa B, o crear una planilla para Empresa A.

Editar una Empresa

  1. Vaya a Configuración > Empresas
  2. Busque la empresa en la lista
  3. Haga clic en el icono de edición (lápiz)
  4. Realice los cambios necesarios
  5. Haga clic en Guardar

Activar/Desactivar una Empresa

Para desactivar temporalmente una empresa sin eliminarla:

  1. Vaya a Configuración > Empresas
  2. Busque la empresa en la lista
  3. Haga clic en el botón de activar/desactivar (toggle)
  4. La empresa se marcará como inactiva y no aparecerá en los selectores

Desactivación vs Eliminación

Es recomendable desactivar en lugar de eliminar para mantener el historial.

Eliminar una Empresa

Precaución

Solo se pueden eliminar empresas que no tengan empleados ni planillas asignadas.

Para eliminar una empresa:

  1. Asegúrese de que no tiene empleados ni planillas asociadas
  2. Vaya a Configuración > Empresas
  3. Busque la empresa en la lista
  4. Haga clic en el icono de eliminar (basura)
  5. Confirme la eliminación

Casos de Uso Comunes

Caso 1: Grupo Empresarial

Situación: Una holding con 3 empresas subsidiarias.

Configuración:

  1. Crear 3 empresas (Subsidiaria A, B y C)
  2. Asignar empleados a cada subsidiaria
  3. Crear planillas específicas para cada subsidiaria
  4. Configurar las percepciones, deducciones y prestaciones una sola vez (se comparten)

Beneficio: Un solo sistema gestiona todas las empresas con datos separados legalmente.

Caso 2: Transición Gradual

Situación: Empresa que adquiere otra y quiere migrar gradualmente.

Configuración:

  1. Crear empresa nueva en el sistema
  2. Migrar empleados gradualmente cambiando su empresa asignada
  3. Las planillas antiguas siguen operando
  4. Crear planillas nuevas para la empresa adquirida

Beneficio: Transición controlada sin interrumpir operaciones.

Caso 3: Separación por División

Situación: Misma empresa con divisiones que requieren reportes separados.

Configuración:

  1. Crear una empresa por división (usando el mismo RUC pero códigos diferentes)
  2. O usar el campo area o centro_costos en lugar de empresas

Recomendación: Si no necesita separación legal, use áreas o centros de costo en lugar de empresas.

Mejores Prácticas

✅ Hacer

  • Definir empresas desde el inicio si gestiona múltiples entidades
  • Usar códigos consistentes y fáciles de identificar (EMP001, EMP002)
  • Desactivar empresas obsoletas en lugar de eliminarlas
  • Validar que RUC y razón social sean correctos antes de guardar

❌ Evitar

  • Crear empresas innecesarias para separaciones que no son legales
  • Cambiar empresa de empleados frecuentemente (causa problemas en historial)
  • Eliminar empresas con historial de nóminas
  • Usar empresas para separar áreas o departamentos internos

Reportes y Consultas

Aunque los reportes específicos por empresa están fuera del alcance de esta guía, el sistema permite:

  • Filtrar empleados por empresa
  • Filtrar planillas por empresa
  • Los cálculos de nómina respetan la empresa asignada
  • El historial de nóminas mantiene la trazabilidad por empresa

Preguntas Frecuentes

¿Es obligatorio crear empresas?

No. El sistema funciona perfectamente sin empresas para casos de una sola entidad.

¿Puedo tener empleados sin empresa?

Sí. Los empleados sin empresa pueden asignarse a cualquier planilla.

¿Las deducciones son por empresa?

No. Deducciones, percepciones y prestaciones son compartidas entre todas las empresas.

¿Puedo cambiar la empresa de un empleado?

Sí, pero tenga cuidado con el historial de nóminas ya procesadas.

¿Cómo afecta a las nóminas existentes?

Las nóminas ya generadas mantienen los datos históricos de la empresa al momento de ejecución.

Siguiente Paso

Después de configurar empresas, continúe con: