Ejecución de Nómina¶

Esta guía explica cómo ejecutar una nómina completa en Coati Payroll.

Requisitos Previos¶

Antes de ejecutar una nómina, asegúrese de tener:

Planilla configurada y activa
Empleados asignados a la planilla
Percepciones asignadas (si aplica)
Deducciones asignadas con prioridades
Prestaciones asignadas
Tipos de cambio actualizados (si hay multi-moneda)

Acceder a la Ejecución¶

Navegue a Planillas
Haga clic en la planilla deseada
Haga clic en Ejecutar Nómina

Configurar el Período¶

Campos del Período¶

Campo	Descripción	Ejemplo
Período Inicio	Primer día del período	01/01/2025
Período Fin	Último día del período	31/01/2025
Fecha de Cálculo	Fecha para cálculos (tipo cambio, vigencia)	31/01/2025

Sugerencia Automática¶

El sistema sugiere fechas basándose en:

La última nómina ejecutada (si existe)
El tipo de periodicidad de la planilla

Si última nómina: 01/12/2024 - 31/12/2024
Entonces sugiere: 01/01/2025 - 31/01/2025

Ejecutar la Nómina¶

Verifique las fechas del período
Haga clic en Ejecutar Nómina
Espere a que el sistema procese

Proceso de Ejecución¶

sequenceDiagram
    participant U as Usuario
    participant S as Sistema
    participant BD as Base de Datos

    U->>S: Ejecutar Nómina
    S->>S: Validar Planilla
    S->>BD: Cargar Empleados

    loop Por cada Empleado
        S->>S: Obtener tipo de cambio
        S->>S: Cargar novedades
        S->>S: Calcular percepciones
        S->>S: Calcular deducciones
        S->>S: Calcular prestaciones
        S->>BD: Guardar detalle empleado
    end

    S->>BD: Guardar totales nómina
    S-->>U: Mostrar resultados

Resultado de la Ejecución¶

Mensajes de Éxito¶

Si todo es correcto, verá:

✅ "Nómina generada exitosamente"
Redirección al detalle de la nómina

Errores¶

Si hay errores, verá mensajes como:

❌ "La planilla no está activa"
❌ "La planilla no tiene empleados asignados"
❌ "Error procesando empleado X"

Advertencias¶

Las advertencias no detienen la ejecución pero indican situaciones especiales:

⚠️ "Empleado X no está activo y será omitido"
⚠️ "No se encontró tipo de cambio para empleado X. Usando 1.00"
⚠️ "Deducción X omitida por saldo insuficiente"
⚠️ "Salario neto negativo. Ajustando a 0.00"

Ver Detalle de la Nómina¶

Después de ejecutar, puede ver:

Resumen General¶

Campo	Descripción
Planilla	Nombre de la planilla
Período	Fechas de inicio y fin
Estado	Generado, Aprobado, Aplicado
Total Bruto	Suma de salarios brutos
Total Deducciones	Suma de deducciones
Total Neto	Suma de salarios netos

Lista de Empleados¶

Empleado	Bruto	Deducciones	Neto
Juan Pérez	C$ 20,000	C$ 3,200	C$ 16,800
María López	C$ 25,000	C$ 4,500	C$ 20,500
Total	C$ 45,000	C$ 7,700	C$ 37,300

Detalle por Empleado¶

Al hacer clic en un empleado, verá:

Percepciones¶

Código	Descripción	Monto
SALARIO_BASE	Salario Base	C$ 20,000.00
HRS_EXTRA	Horas Extras	C$ 1,500.00
Total Ingresos		C$ 21,500.00

Deducciones¶

Código	Descripción	Monto
INSS_LABORAL	INSS Laboral 7%	C$ 1,505.00
IR	Impuesto sobre la Renta	C$ 850.00
PRESTAMO_001	Cuota préstamo	C$ 2,000.00
Total Deducciones		C$ 4,355.00

Prestaciones (Costos Patronales)¶

Código	Descripción	Monto
INSS_PATRONAL	INSS Patronal 22.5%	C$ 4,837.50
INATEC	INATEC 2%	C$ 430.00
VACACIONES	Provisión Vacaciones	C$ 1,791.05
AGUINALDO	Provisión Aguinaldo	C$ 1,791.05
INDEMNIZACION	Provisión Indemnización	C$ 1,791.05
Total Prestaciones		C$ 10,640.65

Resumen¶

Salario Bruto:           C$ 21,500.00
(-) Total Deducciones:   C$  4,355.00
(=) Salario Neto:        C$ 17,145.00

Costo Total Empleado:
  Salario Bruto:         C$ 21,500.00
  (+) Prestaciones:      C$ 10,640.65
  (=) Costo Total:       C$ 32,140.65

Estados de la Nómina¶

Flujo de Estados¶

stateDiagram-v2
    [*] --> Generado: Ejecutar Nómina
    Generado --> Aprobado: Aprobar
    Aprobado --> Aplicado: Aplicar
    Aplicado --> [*]

Descripción de Estados¶

Estado	Descripción	Acciones Posibles
Generado	Nómina calculada, pendiente de revisión	Revisar, Aprobar
Aprobado	Nómina revisada, autorizada para pago	Aplicar
Aplicado	Nómina pagada	Solo consulta

Aprobar Nómina¶

Revise el detalle de la nómina
Verifique los cálculos
Haga clic en Aprobar

Revisar Antes de Aprobar

Una vez aprobada, no es posible modificar la nómina. Revise cuidadosamente todos los detalles.

Aplicar Nómina¶

La nómina debe estar aprobada
Haga clic en Aplicar
La nómina queda marcada como pagada

Historial de Nóminas¶

Para ver nóminas anteriores:

Navegue a la planilla
Haga clic en Ver Nóminas
Verá el listado de todas las nóminas ejecutadas

Período	Fecha Generación	Estado	Total Neto
Enero 2025	31/01/2025	Aplicado	C$ 37,300
Diciembre 2024	31/12/2024	Aplicado	C$ 35,800

Novedades de Nómina¶

Las novedades son eventos o ajustes que afectan la nómina de un empleado en un período específico. Permiten registrar horas extras, bonos puntuales, ausencias, comisiones y otros conceptos variables que no son recurrentes.

Acceder al Módulo de Novedades¶

Navegue a Planillas
Seleccione la planilla y haga clic en Ver Nóminas
Seleccione la nómina deseada
Haga clic en el botón Novedades en la barra de acciones

Tipos de Novedades¶

Tipo	Ejemplo	Efecto
Monto	Comisión específica	Suma o resta el monto indicado
Horas	Horas extras trabajadas	Multiplica por valor hora
Días	Días de ausencia	Reduce proporcionalmente
Cantidad	Unidades producidas	Para bonos por producción
Porcentaje	Bonus del 5%	Aplica porcentaje sobre base

Asociación con Conceptos¶

Las novedades se pueden asociar a:

Percepciones (Ingresos): Horas extras, bonos, comisiones
Deducciones (Egresos): Ausencias, multas, descuentos especiales

Al asociar una novedad a un concepto específico, el sistema puede aplicar las reglas de cálculo correspondientes.

Registrar Nueva Novedad¶

Desde la vista de la nómina, haga clic en Novedades
Haga clic en Nueva Novedad
Complete el formulario:

Campo	Descripción	Requerido
Empleado	Empleado al que se aplica	Sí
Tipo de Concepto	Percepción o Deducción	Sí
Percepción/Deducción	Concepto asociado	No
Código del Concepto	Código identificador	Sí
Tipo de Valor	Monto, Horas, Días, etc.	Sí
Valor/Cantidad	Valor numérico	Sí
Fecha de Novedad	Fecha del evento	No

Haga clic en Guardar

Editar Novedad¶

En la lista de novedades, haga clic en el ícono de Editar
Modifique los campos necesarios
Haga clic en Guardar

Eliminar Novedad¶

En la lista de novedades, haga clic en el ícono de Eliminar
Confirme la eliminación

Restricciones

No es posible agregar, editar o eliminar novedades en nóminas con estado Aplicado (ya pagadas).

Ejemplo de Uso¶

Escenario: Juan Pérez trabajó 10 horas extras en enero.

Acceda a las novedades de la nómina de enero
Haga clic en Nueva Novedad
Complete:
Empleado: Juan Pérez
Tipo de Concepto: Percepción
Percepción: Horas Extras
Código: HRS_EXTRA
Tipo de Valor: Horas
Valor: 10
Fecha: 15/01/2025
Guarde la novedad
Recalcule la nómina para aplicar los cambios

Aplicación de Novedades¶

Las novedades se aplican cuando se recalcula la nómina. Después de agregar novedades:

Desde la vista de la nómina, haga clic en Recalcular
Confirme la operación
El sistema recalculará todos los valores considerando las novedades

Novedades y Estado de Nómina

Generado: Se pueden agregar/editar novedades y recalcular
Aprobado: Se pueden agregar/editar novedades y recalcular
Aplicado: No se pueden modificar novedades (nómina cerrada)

Cálculos Importantes¶

Salario Bruto¶

Salario Bruto = Salario Base + ∑ Percepciones

Salario Neto¶

Salario Neto = Salario Bruto - ∑ Deducciones

Base Gravable (para IR)¶

Base Gravable = Salario Bruto - Deducciones Antes de Impuesto

Costo Total Empleado¶

Costo Total = Salario Bruto + ∑ Prestaciones

Ejemplo Completo¶

Empleado: María López¶

Datos: - Salario Base: C$ 25,000.00 - Horas Extras: 10 horas - Valor Hora Extra: C$ 156.25 (salario/30/8 × 1.5)

Cálculo:

PERCEPCIONES:
  Salario Base:                   C$ 25,000.00
  Horas Extras (10 × 156.25):     C$  1,562.50
  -------------------------------------------
  SALARIO BRUTO:                  C$ 26,562.50

DEDUCCIONES (en orden de prioridad):
  INSS Laboral (7% de 26,562.50): C$  1,859.38
  Base para IR: 26,562.50 - 1,859.38 = 24,703.12
  IR (según tabla):               C$    950.00
  Cuota Préstamo:                 C$  2,000.00
  Ahorro Voluntario:              C$    500.00
  -------------------------------------------
  TOTAL DEDUCCIONES:              C$  5,309.38

SALARIO NETO: 26,562.50 - 5,309.38 = C$ 21,253.12

PRESTACIONES PATRONALES:
  INSS Patronal (22.5%):          C$  5,976.56
  INATEC (2%):                    C$    531.25
  Vacaciones (8.33%):             C$  2,212.56
  Aguinaldo (8.33%):              C$  2,212.56
  Indemnización (8.33%):          C$  2,212.56
  -------------------------------------------
  TOTAL PRESTACIONES:             C$ 13,145.49

COSTO TOTAL EMPLEADO: 26,562.50 + 13,145.49 = C$ 39,707.99

Buenas Prácticas¶

Antes de Ejecutar¶

Verifique tipos de cambio actualizados
Registre todas las novedades
Revise préstamos y adelantos pendientes
Verifique empleados activos

Durante la Revisión¶

Revise las advertencias generadas
Verifique empleados con salario neto muy bajo
Compare con nóminas anteriores
Valide cálculos de empleados clave

Después de Aplicar¶

Genere reportes de pago
Actualice la contabilidad
Archive la documentación

Solución de Problemas¶

"La nómina no procesa ningún empleado"¶

Verifique empleados asignados y activos
Verifique fechas de asignación a la planilla

"Cálculo de IR incorrecto"¶

Verifique deducciones antes de impuesto
Verifique valores acumulados del empleado
Revise la regla de cálculo de IR

"Préstamo no se dedujo"¶

Verifique estado del préstamo (debe ser "Aprobado")
Verifique saldo pendiente
Revise la prioridad (puede haberse omitido)