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Primeros Pasos

Esta guía le ayudará a familiarizarse con Coati Payroll y preparar el sistema para su primer uso.

Acceso al Sistema

Iniciar Sesión

  1. Abra su navegador web
  2. Navegue a la URL del sistema (por defecto: http://localhost:5000)
  3. Ingrese sus credenciales:
  4. Usuario: Su nombre de usuario o correo electrónico
  5. Contraseña: Su contraseña

Pantalla Principal

Después de iniciar sesión, verá el panel principal con acceso a todos los módulos del sistema:

  • Personal: Gestión de empleados
  • Configuración: Empresas, monedas, tipos de cambio, percepciones, deducciones y prestaciones
  • Planillas: Configuración y ejecución de nóminas

Estructura del Sistema

Coati Payroll está organizado en módulos que trabajan juntos para calcular la nómina:

flowchart TB
    subgraph Configuración
        A[Monedas] --> B[Tipos de Cambio]
        C[Percepciones]
        D[Deducciones]
        E[Prestaciones]
    end

    subgraph Personal
        F[Empleados]
        G[Préstamos/Adelantos]
    end

    subgraph Planilla
        H[Configuración de Planilla]
        H --> I[Empleados Asignados]
        H --> J[Percepciones Asignadas]
        H --> K[Deducciones Asignadas]
        H --> L[Prestaciones Asignadas]
    end

    subgraph Ejecución
        M[Ejecutar Nómina]
        M --> N[Nómina Generada]
        N --> O[Detalle por Empleado]
    end

    F --> I
    C --> J
    D --> K
    E --> L
    H --> M
    G --> M

Flujo de Trabajo Típico

1. Configuración Inicial (Una sola vez)

Antes de usar el sistema, configure los catálogos base:

  1. Crear empresas - Las entidades o razones sociales que gestionará el sistema (opcional, para multi-empresa)
  2. Crear monedas - Las monedas en las que pagará salarios
  3. Crear percepciones - Los conceptos de ingresos (bonos, comisiones, etc.)
  4. Crear deducciones - Los conceptos de descuentos (INSS, IR, etc.)
  5. Crear prestaciones - Los aportes patronales (INSS patronal, vacaciones, etc.)

2. Gestión de Personal (Continuo)

  • Registrar nuevos empleados
  • Actualizar información de empleados existentes
  • Gestionar préstamos y adelantos

3. Configuración de Planilla (Una vez por planilla)

  • Crear la planilla
  • Asignar empleados
  • Asignar percepciones, deducciones y prestaciones
  • Configurar prioridades de deducciones

4. Ejecución de Nómina (Periódico)

  • Seleccionar período de nómina
  • Ejecutar el cálculo
  • Revisar y aprobar
  • Aplicar nómina (marcar como pagada)

Conceptos Clave

Percepciones

Son los ingresos del empleado adicionales al salario base. Se suman al salario bruto.

Ejemplos:

  • Horas extras
  • Bonos de productividad
  • Comisiones
  • Viáticos

Deducciones

Son los descuentos del salario del empleado. Se restan del salario bruto.

Ejemplos:

  • INSS laboral
  • Impuesto sobre la renta (IR)
  • Cuotas de préstamos
  • Cuota sindical

Orden de Prioridad

Las deducciones se aplican en orden de prioridad. Si el salario no alcanza para todas las deducciones, se aplican primero las de mayor prioridad (número menor).

Prestaciones

Son aportes del empleador que NO afectan el salario neto del empleado. Son costos adicionales de la empresa.

Ejemplos:

  • INSS patronal
  • INATEC
  • Provisión de vacaciones
  • Provisión de aguinaldo
  • Provisión de indemnización

Planilla

Es la configuración maestra que conecta:

  • Tipo de periodicidad (mensual, quincenal, semanal)
  • Moneda de pago
  • Empleados asignados
  • Percepciones aplicables
  • Deducciones aplicables (con prioridades)
  • Prestaciones aplicables

Nómina

Es la ejecución de una planilla para un período específico. Contiene:

  • Fecha de inicio y fin del período
  • Total bruto
  • Total deducciones
  • Total neto
  • Detalle por cada empleado

Cálculo de la Nómina

El motor de nómina sigue este flujo para cada empleado:

flowchart LR
    A[Salario Base] --> B[+ Percepciones]
    B --> C[= Salario Bruto]
    C --> D[- Deducciones]
    D --> E[= Salario Neto]
    C --> F[Prestaciones Patronales]
  1. Salario Base: El salario definido en el registro del empleado
  2. + Percepciones: Se suman todos los ingresos adicionales
  3. = Salario Bruto: Total antes de deducciones
  4. - Deducciones: Se restan en orden de prioridad
  5. = Salario Neto: Lo que recibe el empleado
  6. Prestaciones: Se calculan los aportes patronales (no afectan salario neto)

Siguiente Paso

Continúe con la configuración de cada módulo:

  1. Gestión de Usuarios
  2. Gestión de Empresas (opcional, para multi-empresa)
  3. Monedas y Tipos de Cambio
  4. Gestión de Empleados
  5. Percepciones
  6. Deducciones
  7. Prestaciones
  8. Préstamos y Adelantos
  9. Configuración de Planillas
  10. Ejecución de Nómina

Tutorial Completo

Para un ejemplo práctico paso a paso, consulte el Tutorial: Nómina Completa.