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Guía de Usuario - Módulo de Vacaciones

Introducción

El módulo de vacaciones de Coati Payroll permite gestionar de forma robusta y auditable las vacaciones de los empleados. Este módulo es completamente flexible y se adapta a las regulaciones de cualquier país de América.

Conceptos Clave

Política de Vacaciones

Define las reglas de cómo se acumulan, usan y vencen las vacaciones. Una política puede aplicarse a: - Una planilla específica (recomendado para multi-país) - Una empresa completa - Todo el sistema (política global)

Cuenta de Vacaciones

Cada empleado tiene una cuenta de vacaciones que: - Está asociada a una política específica - Mantiene el balance actual de días/horas disponibles - Registra la última fecha de acumulación

Libro Mayor (Ledger)

Es el registro inmutable de todos los movimientos de vacaciones. Incluye: - Acumulación (ACCRUAL): Vacaciones ganadas - Uso (USAGE): Vacaciones tomadas - Ajuste (ADJUSTMENT): Correcciones manuales - Vencimiento (EXPIRATION): Vacaciones expiradas - Pago (PAYOUT): Vacaciones pagadas al terminar relación laboral

Novedades de Vacaciones

Son solicitudes de tiempo libre que: - Deben ser aprobadas por un administrador - Se procesan automáticamente durante la ejecución de la nómina - Reducen el balance de vacaciones del empleado

Configuración Inicial

Paso 0: Cargar Saldos Iniciales (Solo Durante Implementación)

IMPORTANTE: Si está implementando el sistema en una empresa que ya tiene empleados con vacaciones acumuladas, debe cargar los saldos iniciales ANTES de comenzar a procesar nóminas.

Opción A: Carga Individual

Para empresas pequeñas o para cargar empleados específicos:

  1. Navegue a Vacaciones → Dashboard
  2. En la sección Carga de Saldos Iniciales, haga clic en Carga Individual
  3. Seleccione el empleado
  4. Ingrese el Saldo Inicial (días u horas acumuladas)
  5. Seleccione la Fecha de Corte (típicamente la fecha de implementación del sistema)
  6. Agregue observaciones si es necesario
  7. Haga clic en Cargar Saldo Inicial

Requisitos: - El empleado debe tener una cuenta de vacaciones activa - La cuenta no debe tener movimientos previos

Opción B: Carga Masiva desde Excel

Para empresas con muchos empleados:

  1. Prepare un archivo Excel con las siguientes columnas (sin encabezados):
  2. Columna A: Código de Empleado (ej: EMP001)
  3. Columna B: Saldo Inicial (ej: 15.5)
  4. Columna C: Fecha de Corte en formato DD/MM/YYYY (ej: 31/12/2024)

  5. Columna D: Observaciones (opcional)

  6. Ejemplo de archivo Excel: 

    EMP001    15.5    31/12/2024    Saldo inicial 2024
EMP002    20.0    31/12/2024    Vacaciones acumuladas
EMP003    8.75    31/12/2024

  7. Navegue a Vacaciones → Dashboard

  8. En la sección Carga de Saldos Iniciales, haga clic en Carga Masiva (Excel)
  9. Suba el archivo Excel
  10. Revise los resultados de la carga

Validaciones Automáticas: - Verifica que los empleados existan y estén activos - Verifica que cada empleado tenga una cuenta de vacaciones activa - Verifica que las cuentas no tengan movimientos previos - Reporta errores por fila para facilitar correcciones

Notas Importantes: - Solo puede cargar saldos iniciales en cuentas sin historial - El sistema crea una entrada de tipo ADJUSTMENT en el libro mayor - Todos los movimientos quedan registrados con auditoría completa

Paso 1: Crear una Política de Vacaciones

  1. Navegue a Vacaciones → Políticas de Vacaciones
  2. Haga clic en Nueva Política
  3. Complete la información básica:
  4. Código: Identificador único (ej: NIC-STANDARD, USA-HOURLY)
  5. Nombre: Nombre descriptivo
  6. Descripción: Detalles de la política
  7. Planilla: Seleccione la planilla a la que aplica (recomendado)

  8. Empresa: Opcional, para políticas que aplican a toda la empresa

  9. Configure la Acumulación:

  10. Método de Acumulación:
    • Periódico: Cantidad fija por período
    • Proporcional: Basado en días/horas trabajadas
    • Por Antigüedad: Escalonado por años de servicio
  11. Tasa de Acumulación: Cantidad que se acumula por período
  12. Frecuencia: Mensual, Quincenal o Anual

  13. Días Mínimos de Servicio: Días antes de comenzar a acumular

  14. Configure los Límites:

  15. Balance Máximo: Límite total de vacaciones acumulables
  16. Límite de Traspaso: Máximo que puede pasar al siguiente período

  17. Permitir Balance Negativo: Si se permiten vacaciones adelantadas

  18. Configure el Vencimiento:

  19. Regla de Vencimiento: Cuándo expiran las vacaciones no usadas

  20. Meses para Vencimiento: Tiempo antes de expirar

  21. Configure el Uso:

  22. Tipo de Unidad: Días u Horas
  23. Contar Fines de Semana: Si se incluyen en el cálculo
  24. Contar Feriados: Si se incluyen en el cálculo

  25. Pagar al Terminar: Si se pagan vacaciones al terminar relación laboral

  26. Haga clic en Guardar

Ejemplos de Configuración

Nicaragua (Estándar): - Método: Periódico - Tasa: 1.25 días/mes (15 días al año) - Frecuencia: Mensual - Unidad: Días - Contar fines de semana y feriados: Sí - Vencimiento: 12 meses después del aniversario

USA (Por Horas): - Método: Proporcional - Base: Horas trabajadas - Tasa: 0.025 (1 hora por cada 40 trabajadas) - Frecuencia: Mensual - Unidad: Horas - Permitir fracciones: Sí

Por Antigüedad: - Método: Por Antigüedad - Niveles: - 0-1 años: 10 días - 2-5 años: 15 días - 6+ años: 20 días - Frecuencia: Anual

Paso 2: Crear Cuentas de Vacaciones

Una vez creada la política, debe asignar cuentas de vacaciones a los empleados:

  1. Navegue a Vacaciones → Cuentas de Vacaciones
  2. Haga clic en Nueva Cuenta
  3. Seleccione:
  4. Empleado: El empleado al que pertenece la cuenta
  5. Política: La política que rige esta cuenta
  6. Balance Inicial: Si el empleado ya tiene vacaciones acumuladas
  7. Haga clic en Guardar

Nota: El balance inicial se registrará como una entrada de tipo ADJUSTMENT en el libro mayor.

Uso Diario

⚠️ IMPORTANTE: Días Calendario vs. Días de Vacaciones

Distinción Crítica: El sistema distingue entre:

  1. Período de Descanso (Días Calendario): Las fechas reales de ausencia del empleado
  2. Días/Horas a Descontar: La cantidad real que se descuenta del saldo de vacaciones

Ejemplo Real: - Un empleado toma viernes y lunes de descanso - Período calendario: 4 días (viernes, sábado, domingo, lunes) - Según política de la empresa, solo se descuentan 2 días de vacaciones - El sistema permite especificar ambos valores por separado

Esta flexibilidad es esencial para adaptarse a diferentes políticas empresariales y legislaciones.

Registrar Vacaciones

Hay tres formas de registrar vacaciones:

Opción 1: Registro Directo de Vacaciones Descansadas (Recomendado)

Esta es la forma más directa y común para registrar vacaciones que ya fueron tomadas. IMPORTANTE: Las vacaciones siempre se registran como una novedad (NominaNovedad) usando la infraestructura existente del sistema.

  1. En el Dashboard de Vacaciones, haga clic en Registrar Vacaciones Descansadas
  2. Complete el formulario:
  3. Empleado: Seleccione el empleado que tomó las vacaciones
  4. Fecha Inicio del Descanso: Primer día calendario de ausencia
  5. Fecha Fin del Descanso: Último día calendario de ausencia
  6. Días/Horas a Descontar: CRÍTICO - Cantidad real a descontar del saldo según política
  7. Tipo de Concepto: Seleccione Percepción o Deducción
  8. Percepción/Deducción: REQUERIDO - Seleccione el concepto de nómina asociado
  9. Observaciones: Notas adicionales
  10. Haga clic en Registrar Vacaciones

Asociación con Percepción o Deducción: - Deducción: Si las vacaciones se descuentan del salario (ausencias no pagadas) - Percepción: Si las vacaciones se pagan como ingreso adicional (pago de vacaciones)

La novedad debe estar asociada a un concepto existente para que el sistema pueda realizar los cálculos correctamente al procesar la nómina.

¿Qué sucede? - Se descuenta automáticamente el saldo de la cuenta del empleado - Se crea una entrada en el libro mayor de vacaciones - Se crea una novedad de nómina (NominaNovedad) asociada al concepto seleccionado - Al calcular la nómina del empleado, la novedad se procesa normalmente - El registro de vacaciones queda aprobado y vinculado a la novedad

Ejemplo de Uso: 

Empleado: Juan Pérez
Fecha Inicio: 15/01/2025 (viernes)
Fecha Fin: 18/01/2025 (lunes)
Días a Descontar: 2.00
Tipo Concepto: Deducción
Deducción: AUSENCIA - Ausencia por vacaciones

Resultado: 
- Se descuentan 2 días del saldo (no 4 días calendario)
- Se crea una novedad de tipo deducción asociada a AUSENCIA
- Al calcular la próxima nómina, se procesará la deducción

Opción 2: Solicitud con Aprobación (Para Planificación)

Para solicitudes que requieren aprobación previa:

  1. Navegue a Vacaciones → Solicitudes de Vacaciones
  2. Haga clic en Nueva Solicitud
  3. Complete el formulario:
  4. Empleado: Seleccione el empleado
  5. Fecha de Inicio: Primer día de vacaciones
  6. Fecha de Fin: Último día de vacaciones
  7. Días/Horas a Descontar: Cantidad real a descontar (puede diferir de días calendario)
  8. Observaciones: Notas adicionales
  9. Haga clic en Solicitar

La solicitud quedará en estado Pendiente hasta que un administrador la apruebe.

Opción 3: A través de Novedades de Nómina

  1. Al crear una novedad en la nómina, marque la casilla Es Descanso de Vacaciones
  2. Complete:
  3. Valor/Cantidad: Días u horas a descontar del saldo
  4. Fechas de Descanso: Período calendario del descanso
  5. La novedad se vinculará automáticamente con el módulo de vacaciones

Nota: La Opción 1 (Registro Directo) es más conveniente ya que crea automáticamente tanto el registro de vacaciones como la novedad de nómina.

Aprobar/Rechazar Solicitudes

  1. Navegue a Vacaciones → Solicitudes de Vacaciones
  2. Filtre por Pendientes
  3. Haga clic en el icono de "Ver" de la solicitud
  4. Revise los detalles, incluyendo el balance actual del empleado
  5. Haga clic en:
  6. Aprobar: Para aprobar la solicitud
  7. Rechazar: Para rechazarla (debe indicar el motivo)

Importante: Al aprobar una solicitud: - Se crea automáticamente una entrada en el libro mayor - Se reduce el balance de vacaciones del empleado - La solicitud cambia a estado Aprobado

Consultar Balance de Vacaciones

  1. Navegue a Vacaciones → Cuentas de Vacaciones
  2. Busque el empleado en la lista
  3. Haga clic en el icono de "Ver" para ver detalles
  4. Verá:
  5. Balance actual en un card destacado
  6. Información de la cuenta y política
  7. Solicitudes pendientes
  8. Historial completo de movimientos

Integración con Nómina

Acumulación Automática

Cuando ejecute una nómina, el sistema automáticamente:

  1. Identifica empleados con cuentas de vacaciones asociadas a la planilla
  2. Calcula la acumulación según la política:
  3. Periódica: Cantidad fija por período
  4. Proporcional: Basado en días/horas trabajadas
  5. Por Antigüedad: Según años de servicio
  6. Verifica límites (balance máximo, días mínimos de servicio)
  7. Crea entrada en el libro mayor de tipo ACCRUAL
  8. Actualiza el balance de la cuenta

Ejemplo de Log en Nómina: 

Acumuladas 1.25 unidades de vacaciones para empleado EMP-ABC123

Procesamiento de Vacaciones Tomadas

Si hay novedades de tipo "descanso de vacaciones" en el período:

  1. El sistema verifica que estén aprobadas
  2. Crea entrada en el libro mayor de tipo USAGE
  3. Reduce el balance de la cuenta
  4. Cambia el estado de la solicitud a "Disfrutado"

Ejemplo de Log en Nómina: 

Procesadas 5.00 unidades de vacaciones usadas para empleado EMP-ABC123

Crear Novedades de Vacaciones

Al crear o editar una nómina, puede agregar novedades de vacaciones:

  1. En la gestión de novedades, marque Es Descanso de Vacaciones
  2. Complete las fechas de inicio y fin
  3. Especifique la cantidad de unidades
  4. Al ejecutar la nómina, el sistema procesará automáticamente las vacaciones

Casos de Uso Especiales

Ajuste Manual de Balance

Si necesita ajustar manualmente el balance de un empleado (error, corrección, etc.):

  1. Navegue a Vacaciones → Cuentas de Vacaciones
  2. Vea los detalles de la cuenta del empleado
  3. Como administrador, puede crear un ajuste manual
  4. El ajuste quedará registrado en el libro mayor como tipo ADJUSTMENT

Vacaciones Adelantadas

Si la política permite balance negativo (allow_negative = true):

  1. El empleado puede solicitar más vacaciones de las que tiene acumuladas
  2. El balance quedará negativo
  3. Se compensará con futuras acumulaciones

Pago de Vacaciones al Terminar

Cuando un empleado termina su relación laboral:

  1. Si la política tiene payout_on_termination = true
  2. El sistema generará automáticamente:
  3. Entrada en el libro mayor de tipo PAYOUT
  4. Balance queda en 0
  5. Se integra con la nómina de liquidación

Vencimiento de Vacaciones

Según la regla de vencimiento configurada:

  1. El sistema identificará vacaciones vencidas
  2. Creará entradas de tipo EXPIRATION
  3. Reducirá el balance automáticamente

Reportes y Consultas

Consultar Historial de Movimientos

  1. Abra los detalles de una cuenta de vacaciones
  2. En la sección "Historial de Movimientos" verá:
  3. Fecha de cada movimiento
  4. Tipo (Acumulación, Uso, Ajuste, etc.)
  5. Cantidad (+ o -)
  6. Balance después del movimiento
  7. Origen y observaciones

Dashboard de Vacaciones

  1. Navegue a Vacaciones
  2. El dashboard muestra:
  3. Total de políticas activas
  4. Total de cuentas activas
  5. Solicitudes pendientes
  6. Actividad reciente

Filtrar Solicitudes

En la lista de solicitudes puede filtrar por: - Todas: Ver todas las solicitudes - Pendientes: Solo las que esperan aprobación - Aprobadas: Solicitudes aprobadas - Rechazadas: Solicitudes rechazadas

Mejores Prácticas

  1. Asocie políticas a planillas: Esto permite tener reglas diferentes para distintos países o tipos de empleados

  2. Revise las solicitudes regularmente: Las solicitudes pendientes aparecen en el dashboard

  3. Verifique balances antes de aprobar: El sistema muestra el balance actual al revisar una solicitud

  4. Use novedades de vacaciones: Integre las vacaciones con el flujo normal de la nómina

  5. Consulte el libro mayor: Para auditoría completa de los movimientos de vacaciones

  6. Configure correctamente las políticas: Tome tiempo para configurar las políticas según la legislación local

  7. Cargue saldos iniciales al implementar: Use la carga masiva desde Excel para empresas con muchos empleados, facilita la migración al sistema

  8. Revise regularmente el libro mayor: Para mantener auditoría completa y detectar posibles inconsistencias

  9. Documente ajustes manuales: Siempre agregue observaciones en ajustes manuales

Solución de Problemas

El empleado no tiene cuenta de vacaciones

Problema: Al intentar crear una solicitud, aparece error de cuenta no encontrada.

Solución: Cree una cuenta de vacaciones para el empleado en Vacaciones → Cuentas de Vacaciones.

No se acumulan vacaciones en la nómina

Problema: Después de ejecutar la nómina, no se acumularon vacaciones.

Verificar: 1. ¿El empleado tiene una cuenta de vacaciones activa? 2. ¿La cuenta está asociada a una política de la planilla? 3. ¿El empleado cumple con los días mínimos de servicio? 4. ¿Se alcanzó el balance máximo?

Balance insuficiente para solicitud

Problema: No se puede aprobar la solicitud porque el balance es insuficiente.

Soluciones: - Si la política permite, habilite allow_negative para permitir adelantos - Rechace la solicitud y comunique al empleado - Realice un ajuste manual si corresponde

El módulo de vacaciones está diseñado para cumplir con requisitos legales:

  1. Trazabilidad Completa: Cada movimiento queda registrado en el libro mayor
  2. Inmutabilidad: Los registros del libro mayor no se pueden modificar
  3. Auditoría: Se registra quién y cuándo realizó cada acción
  4. Determinismo: Dado el mismo conjunto de eventos, el balance es siempre el mismo
  5. Documentación: Todo ajuste manual debe tener observaciones

Preguntas Frecuentes

¿Puedo tener múltiples políticas para una misma empresa?

Sí. Puede asociar políticas diferentes a planillas diferentes, incluso dentro de la misma empresa. Esto es útil para manejar distintos países o tipos de empleados.

¿Qué pasa si cambio una política después de que ya tiene cuentas asociadas?

Los cambios en la política solo afectan acumulaciones futuras. Los registros históricos en el libro mayor permanecen inmutables.

¿Puedo eliminar una cuenta de vacaciones?

No se recomienda eliminar cuentas con historial. En su lugar, márquelas como inactivas.

¿Se pueden revertir movimientos del libro mayor?

No, el libro mayor es inmutable. Para corregir errores, debe crear un nuevo ajuste con el valor opuesto.

¿Cómo manejo empleados part-time?

Configure una política con acumulación proporcional basada en horas trabajadas.

Soporte

Para más información o soporte técnico, consulte: - Documentación Técnica del Módulo de Vacaciones - Repositorio GitHub - Reporte de Problemas